Ausschreibung "Vergabe einer Rechnungsmanagementsoftware"

Öffentliche Ausschreibung

Vergabe einer Rechnungsmanagementsoftware

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftraggeber plant die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur Archivierung und Bearbeitung betriebsrelevanter Dokumente in einem zentralen System. Primäres Ziel ist die Automatisierung der Rechnungseingangsprozesse mit der notwendigen Verzahnung des bestehenden Finanzbuchhaltungssystems B4 der Firma Base4IT.

Derzeit gehen wir von ca. 300 Rechnungen pro Monat aus. Das DMS soll den Freigabeprozess, an dessen Ende eine Buchungsdatei als XML-Export generiert und an das Finanzbuchhaltungssystem B4 des Herstellers Base4IT übergeben wird, beschleunigen und effizient und jederzeit nachvollziehbar umsetzen. Das DMS muss die Verarbeitung sämtlicher Formate der Eingangsrechnungen (Papier, e-mail-Anhang als PDF, X-Rechnung, ZUGFeRD, etc) gewährleisten.

Die Software muss jeden Rechnungsbeleg auf vollständiges und korrektes Vorhandensein der vorgeschriebenen Rechnungsinformationen prüfen. Danach erfolgt die Vorkontierung und dann muss die Weiterleitung an den zuständigen Sachbearbeiter zur fachlichen Freigabe erfolgen. Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips durch zunächst fachliche und erst dann Zahlungsfreigabe und die endgültige Kontierung. Die bedarfsgerechte Ablage der digitalen Rechnungen zur Nutzung durch die Abteilungen. Im nächsten Schritt soll das DMS um das Vertragsmanagement und das Personalmanagement erweitert werden. Im Personalmanagement wird mit der SP-Data Personalabrechnungssoftware gearbeitet. Diese Teile sollen als separate Komponenten im Angebot angegeben werden.

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Brandenburg

Auftraggeber

14467 Potsdam

Eintragsdatum: 04.11.2024
Angebotsfrist: 22.11.2024