Ausschreibung "Dienstleistung zur Durchführung von Reisekostenabrechnungen sowie Bereitstellung und Betrieb von Systemen zur Datenerfassung und -verarbeitung"

Öffentliche Ausschreibung

Dienstleistung zur Durchführung von Reisekostenabrechnungen sowie Bereitstellung und Betrieb von Systemen zur Datenerfassung und -verarbeitung

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftraggeber beabsichtigt im Rahmen dieses Verfahrens, Verträge über die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen (Los 1) sowie die Verarbeitung von Trennungsgeld (Los 2) abzuschließen. Das Verfahren ist in zwei Lose aufgeteilt: Los 1: Verarbeitung von jährlich rund 35.400 Reisekostenabrechnungen im AG-eigenen Reisesystem cytric Travel & Expense sowie im vom Bieter zur Verfügung zu stellenden Reisekostenabrechnungssystem (nachfolgend RK-Tool genannt).

Bei den Reisekostenabrechnungen wird unterschieden zwischen Reisekostenabrechnungen:
- von Festangestellten und freien Mitarbeitenden - entweder digital in cytric Travel & Expense oder auf Basis von Vordrucken, die vom Bieter in cytric Expense geprüft bzw. erfasst und abgerechnet werden. - von Gremienmitgliedern, von Reisen in Personalvertretungsangelegenheiten und Reisen der Schwerbehindertenvertretung - auf Basis von Vordrucken, die vom Bieter in einem vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tool erfasst und abgerechnet werden.

Zu den Aufgaben gehören auch
- der postalische Versand der Reisekostennachweise
- Informations- und Aufklärungsgespräche mit den Mitarbeitenden zur Klärung von Abrechnungsfragen,
- Abstimmungsarbeiten mit dem Reise- und Umzugsmanagement sowie der Finanzabteilung des Auftraggebers.
- Erstellung von Auswertungen der Reisekosten in den vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tools.

Los 2: Bereitstellung und Betrieb eines Systems (nachfolgend TE-Tool genannt) zur Erfassung und Verarbeitung der für Trennungsgeld im Inland erforderlichen Daten durch AG-eigenes Personal für rund 200 Trennungsentschädigungsmaßnahmen p.a. (= 410 Perioden).

Für die Prüfung, Genehmigung und Abrechnung von Trennungsgeld im Inland soll ein TE-Tool vom Bieter zur Verfügung gestellt werden, in dem AG-Mitarbeitende Trennungsentschädigungsmaßnahmen nach den gesetzlichen Vorgaben der Verordnung über das Trennungsgeld bei Versetzungen und Abordnungen im Inland (Trennungsgeldverordnung - TGV) erfassen, genehmigen und abrechnen können. Dabei soll auch die Zahlung von Vorschüssen möglich sein.

Pro Los soll jeweils ein Vertrag mit einem Bieter geschlossen werden. Die Laufzeit der Verträge beträgt jeweils 24 Monate, wobei der Auftraggeber das Recht hat, die Vertragslaufzeit zweimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Vertragsbeginn ist geplant ab 01.01.2025.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

50667 Köln

Eintragsdatum: 01.08.2024
Angebotsfrist: 02.09.2024